مناسب ترین دستگاه حضور و غیاب برای شرکتهای بزرگ و کوچک کدام است؟

با وجود پیشرفت فناوریها در دنیای امروز ، کنترل تردد کارمندان و پرسنل شرکت یا سازمان به صورت دستی منطقی نیست. زیرا با خطاهای فرواران و هدر رفت زمان زیادی مواجه است. بنابراین انتخاب یک دستگاه حضور و غیاب مناسب با نیازهای سازمان یک امر بدیهی ست که باعث سهولت کنترل تردد پرسنل و کارمندان میشود.

مهم ترین معیارها برای انتخاب دستگاه حضور و غیاب

هنگام انتخاب دستگاه حضور و غیاب، معیارهای مختلفی وجود دارد که باید در نظر بگیرید. مهمترین معیارها عبارتند از:

دقت: دستگاه باید حضور و غیاب کارکنان از جمله زمان ورود و خروج را به دقت ثبت کند. به دنبال دستگاه هایی باشید که از فناوری پیشرفته بیومتریک یا روش های دیگری استفاده می کنند که کمتر در معرض خطا هستند.

سهولت استفاده: استفاده از دستگاه باید برای کارمندان و کارکنان منابع انسانی آسان باشد، با رابط کاربری ساده و دستورالعمل های واضح. همچنین باید راه اندازی و ادغام با سایر نرم افزارها و سیستم های منابع انسانی آسان باشد.

ذخیره سازی و بازیابی داده ها: دستگاه باید داده های حضور و غیاب را به صورت ایمن ذخیره کند و امکان بازیابی و تجزیه و تحلیل آسان داده ها را فراهم کند. به دنبال دستگاه هایی باشید که ویژگی های ذخیره سازی و گزارش مبتنی بر ابر ارائه می دهند.

انعطاف‌پذیری: دستگاه باید بتواند طیف وسیعی از روش‌های ردیابی حضور و غیاب، از جمله اسکن بیومتریک، RFID، یا ورود پین را در خود جای دهد. همچنین باید بتواند خود را با انواع مختلف محل های کار و برنامه های کارمندان وفق دهد.

هزینه: هزینه دستگاه باید معقول و متناسب با بودجه سازمان باشد. هنگام ارزیابی گزینه های مختلف، کل هزینه مالکیت، از جمله هزینه های نگهداری و پشتیبانی مداوم را در نظر بگیرید.

ادغام با سایر سیستم های منابع انسانی: دستگاه باید بتواند با سایر سیستم های منابع انسانی مانند حقوق و دستمزد و نرم افزار مدیریت حضور و غیاب ادغام شود. این به اطمینان از دقت و سازگاری در تمام فرآیندهای منابع انسانی کمک می کند.

به طور کلی، مهم ترین معیارها برای انتخاب دستگاه حضور و غیاب، دقت، سهولت استفاده، ذخیره و بازیابی داده ها، انعطاف پذیری، هزینه و یکپارچگی با سایر سیستم های منابع انسانی است.

چه دستگاه حضور و غیابی برای شرکتهای بزرگ مناسب است؟

یکی از مهم ترین معیارها برای انتخاب دستگاه حضور و غیاب برای شرکتهای بزرگ و ارگان های دولتی، دستگاه های با حافظه بزرگ و سرعت پردازش سریع میباشد. چرا که معمولا شرکتهای بزرگ با دارا بود تعداد بالای کارمندان نیاز به نظم زیاد برای کنترل امور را دارند. از طرفی ممکن است حتی به چندین دستگاه حضور و غیاب نیاز پیدا کنند زیرا حجم ورودی اطلاعات بالا می باشد.

به نظر میرشد مناسب ترین گزینه دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی برای شرکتهای بزرگ است. زیرا در این شرکت ها معمولا  تردد دستگاه حضور غیاب به صورت لحظه‌ای و یا در فواصل زمانی بسیار کوتاه (روزانه) فراخوانی می‌شوند. بنابراین باید از دستگاه دارای پورت شبکه استفاده شود.

چه دستگاه حضور و غیابی برای شرکتهای کوچک مناسب است؟

شرکتهای کوچک معمولا با وجود تعداد کمی کارمند باز هم نیاز به دستگاه حضور و غیاب برای کنترل ورود و خروج کامندان خود دارند. اما فاکتورهای مهم برای انتخاب یک دستگاه حضور و غیاب مناسب عبارتند از : قیمت مناسب دستگاه حضور و غیاب می باشد. چرا که یک شرکت با تعداد ۱۵ کارمند نیاز به پرداخت هزینه بالا بابت دستگاه حضور و غیاب نیست همچنین شرکتهای کوچک نیازی به نرم افزارهای پیشرفته و دستگاه های حضور و غیاب حرفه ای ندارند. میتوان گفت بهترین گزینه برای شرکتهای کوچک دستگاه های اثر انگشتی یا کارتی است مگر اینکه مدیر مجموعه نیاز به ثبت چهره افراد در دستگاه داشته باشد که در این صورت دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره هم مناسب است.

چرا باید دستگاه حضور و غیاب بخریم؟

دستگاه حضور و غیاب می‌تواند سرمایه‌گذاری ارزشمندی برای سازمان‌ها در هر اندازه باشد، زیرا مزایای متعددی از جمله:

دقت بهبود یافته: یک دستگاه حضور و غیاب می‌تواند زمان ورود و خروج کارکنان از محل کار را به‌دقت ثبت کند، که می‌تواند به حذف خطاها و مغایرت‌هایی که ممکن است هنگام ردیابی حضور دستی رخ دهد، کمک کند.

صرفه جویی در زمان: با دستگاه حضور و غیاب، نیازی به ردیابی دستی یا ورود اطلاعات زمان بر نیست، که می تواند مقدار قابل توجهی در زمان و تلاش کارکنان منابع انسانی صرفه جویی کند.

افزایش بهره وری: با ردیابی دقیق حضور و غیاب کارکنان، مدیران می توانند الگوهای حضور و غیبت کارکنان را بهتر شناسایی کنند و به آنها اجازه دهند تا برای بهبود بهره وری کارکنان اقدام کنند.

انطباق بهتر: یک دستگاه حضور و غیاب می تواند به اطمینان حاصل شود که سازمان ها با قوانین و مقررات کار مطابقت دارند و خطر مسائل قانونی و مجازات ها را کاهش می دهد.

مقرون به صرفه: سرمایه گذاری در دستگاه حضور و غیاب در نهایت می تواند با کاهش نیاز به ردیابی دستی و کاهش خطاهایی که می تواند منجر به از دست دادن زمان و بهره وری شود، در هزینه سازمان ها صرفه جویی کند.

به طور کلی، دستگاه حضور و غیاب می تواند طیف وسیعی از مزایای را برای سازمان ها فراهم کند، از جمله دقت بهبود یافته، صرفه جویی در زمان، افزایش بهره وری، انطباق بهتر و مقرون به صرفه بودن.