در سرزمینی زندگی میکنیم که مدیرانش بیشتر از هر جای جهان «جلسه میروند» و کمتر از هر جای جهان «تصمیم میگیرند»
نظام کشورداری و همچنین شرکتداری ما آفات زیادی دارد. از جمله اینکه مدیران ما شدهاند علامه مجلسی! از این جلسه به آن جلسه! وقتی در یک نظام حکمرانی (دولت) یا مجموعه اقتصادی (شرکت خصوصی) جلسات زیاد است این نشانه یک بیماری جدی است.
به گزارش پایگاه اطلاع رسانی دیارمیرزا، مجتبی لشکربلوکی مدرس سرمایه گذاری و توسعه در یادداشتی نوشت:
با یکی از وزرای اسبق صحبت میکردم. میگفت روزی به معاون اول گفتم آنقدر که مرا به جلسات دعوت میکنید، تفاوتی ندارد که وزیر این وزارتخانه من باشم [با مدرک دکتری و ۲۰ سال سابقه کشورداری] یا یک سبزیفروش. چون اصلاً اجازه فکر کردن، تمرکز و راهبری مؤثر وزارتخانه را از من گرفتهاید. یکی از مدیران میگفت: در سرزمینی زندگی میکنیم که مدیرانش بیشتر از هر جای جهان «جلسه میروند» و کمتر از هر جای جهان «تصمیم میگیرند».
نظام کشورداری و همچنین شرکتداری ما آفات زیادی دارد. از جمله اینکه مدیران ما شدهاند علامه مجلسی! از این جلسه به آن جلسه! وقتی در یک نظام حکمرانی (دولت) یا مجموعه اقتصادی (شرکت خصوصی) جلسات زیاد است این نشانه یک بیماری جدی است و دستکم ۵ ریشه دارد:
۱. شفاف نبودن رژیم تصمیمگیری: وقتی معلوم نیست چه کسی حق دارد در مورد چه چیزی تصمیم بگیرد، همه دور میز مینشینند تا …
۲. عدم توازن اختیارات و مسئولیت: وقتی برای هر کاری مثلاً خرید خودرو دولتی باید جلسات در بالاترین سطوح دولت برگزار شود، این یعنی اینکه واحد متولی اختیار لازم را ندارد و باید برای کوچکترین تصمیمات تأیید بقیه را بگیرد (مثال واقعی است).
۳. تصمیمگریزی: وقتی قدرت و جسارت تصمیمگیری از مدیران گرفته میشود، مدیران چه میکنند؟ توزیع ریسک تصمیم! و جلسه تبدیل میشود به ابزاری برای تقسیم مسئولیت که بعدها هرچه شد بگویند ببین این که تصمیم من نبود، ما ده نفر همه با هم تصمیم گرفتیم. خیلی شفاف بخواهم بگویم در ساختار اداری ایران، خیلی وقتها جلسه یعنی مسئولیتگریزی دستهجمعی!
۴. فرهنگ نمایشی (Performative Culture) یا تئاتر مدیریتی یا شوآف سازمانی: در بسیاری سازمانها جلسه بیشتر ابزاری است برای شوآف مشارکت و یا عملگرایی نمایشی، نه حل مسئله. اینکه بگوییم ما تا ساعت ۱۱ شب در جلسه بودیم افتخار نیست، نشان ناکارآمدی است. مثالی از تئاتر مدیریتی: یک بار به جلسه یکی از مدیران ارشد کشور دعوت شدم بدون اعلام موضوع دقیق. از دفترشان پرسیدم چند نفر دعوتند؟ گفتند ۲۰ نفر! نرفتم. چرا؟ چون در جلسه ۲ ساعتهای که وقت مفیدش ۹۰ دقیقه است، با فرض حداقل ۱۰ دقیقه فرمایشات گهربار مدیر ارشد مربوطه، ۸۰ دقیقه وقت باقی میماند برای ۲۰ نفر باقیمانده، یعنی نفری ۴ دقیقه. برای ۴ دقیقه اظهار نظر شتابزده بدون موضوع از پیش تعریفشده ۴ ساعت وقتم را در ترافیک و حضور در جلسه هدر ندادم.
۵. بیاعتمادی به یکدیگر: وقتی مدیران به تصمیمهای یکدیگر اعتماد ندارند، همه میخواهند در جریان همهچیز باشند، و این یعنی جلسه برای هر چیزی!
تجویز راهبردی
اشتباه نکنید، جلسات یکی از مهمترین ابزارهای مدیریت هستند، در این شکی نیست. خود من در بسیاری جلسات شرکت میکنم و خواهم کرد. اصول برگزاری مدیریت جلسات، به هیچ وجه چیزی عجیب نیست که بخواهم اینجا آنها را بیان کنم. هرچند به تجربه دریافتهام بیان بدیهیات ساده گاهی اوقات ارائه کشفیات پیشرفته تلقی میشود. شما هر کتاب مدیریت جلسه را بهصورت تصادفی باز کنید اصولی دارد که ساده و کلیدیاند. در کنار آنها میخواهم شش پیشنهاد غیرمتعارف را نیز مطرح کنم:
-
گونهبندی جلسه: بدانیم هر جلسهای که برگزار میکنیم چه جلسهای است؟ دستکم ۱۰ گونه جلسه شناخته شده وجود دارد از جلسات ایدهپردازی تا تصمیمگیری و… هر گونه جلسه یک شیوه مدیریت میطلبد. برخی رسمی، برخی غیررسمی، برخی با جمعبندی و برخی بدون جمعبندی، برخی با اعضای زیاد و برخی تا سقف ۶ نفر و …
-
عدم برگزاری جلسه: گاهی اوقات بهترین شیوه مدیریت جلسه، عدم برگزاری آن است. با تفویض اختیار کاری کنید که نیازی به اخذ تأیید از دیگران وجود نداشته باشد.
-
جلسات مکتوب: یک استارتآپ موفق ایرانی روش جالبی دارد. همه در یک ساعت خاص هر جایی باشند وارد صفحه گوگلداک میشوند و همزمان راجع به موضوعی که دستور جلسه است مینویسند و روی نوشتههای هم کامنت میگذارند. اینگونه لازم نیست که یک نفر صحبت کند و بقیه گوش کنند و هر کسی خواست بدون مزاحمت برای دیگران میتواند بنویسد و بخواند.
-
تایمر معکوس روی دیوار: یک ساعت دیجیتال بگذارید که دقیقهها را کم میکند؛ فشار روانی مثبت برای مختصر و مفیدگویی.
-
محدودیت کلمات: هر نفر در مورد هر موضوع فقط با N کلمه میتواند نظرش را بگوید. وقتی افراد مجبور به کوتاهگویی میشوند، مجبور میشوند قبل از حرف زدن فکر کنند نه حین حرف زدن!
-
اعلام هزینه: روی تابلو بنویسید: هر دقیقه این جلسه X میلیون تومان هزینه دارد.
اینها پیشنهادهای غیرمتعارفاند. شما اول پیشنهادهای متعارف را اجرا کنید بعد بروید سراغ غیرمتعارفها.
بین علامه مجلسی (کسانی که همیشه از این جلسه به آن جلسه میروند) و عمو سبزیفروش، دومی تمرکز و عقل معیشت بیشتری دارد.
دیدگاه