در پروسه راه اندازی یک شرکت خدماتی نظافتی، قبل از آن که به جذب نیرو یا بازاریابی فکر کنید، باید ساختار حقوقی و اسناد پایه ای شرکت را مشخص کرده و اصطلاحا «اساسنامه شرکت» را تنظیم کنید. اساسنامه شرکت نظافتی، سندی است که اگر به درستی آن را تدوین نکنید در آینده می تواند به مانعی جدی برای اخذ مجوزها یا حتی ادامه فعالیت قانونی شرکت و رشد آن تبدیل شود. تجربه شرکت های موفق شرکت نظافتی مهرگان نشان می دهد که نقطه شروع اهمیت ویژه دارد و افرادی که در این مرحله به درستی عمل نکنند، در مراحل بعد هم موفق نخواهند شد.

در این راهنما از سایت دیارمیرزا، خواهید دید که چرا اساسنامه شرکت نظافت منزل اهمیت ویژه دارد، در صورت تنظیم غیر اصولی آن چه پیامدهایی رخ خواهد داد و چطور می توان این سند را به گونه ای تنظیم کرد که هم الزامات قانونی را پوشش دهد و هم مسیر فعالیت حرفه ای و مطمئن شرکت را هموار کند.

نقش اساسنامه در شرکت های خدماتی نظافتی دقیقا چیست؟

ماهیت شرکت های خدماتی نظافتی و فعالیت آن ها به گونه ای است که بیش از سایر کسب و کارها در معرض مسئولیت های حقوقی قرار دارند. این شرکت ها مستقیما با نیروی انسانی فعال در محیط های مسکونی، اداری و تجاری سر و کار دارند و کوچک ترین عدم شفافیت در حدود وظایف یا مسئولیت های آن ها می تواند منجر به اختلافات جدی حقوقی و خسارات جبران ناپذیر شود.

در چنین شرکت هایی، هدف از تنظیم دقیق اساسنامه این است که مسئولیت ها، نحوه مدیریت نیروها و حدود تعهدات شرکت معین شده و فعالیت آن در شرایط مختلف تعریف شده و شفاف باشد. در غیر این صورت، شرکت در زمان بروز خسارت یا اختلافات حقوقی با چالش های قانونی جدی مواجه شده و حتی ممکن است مجوز فعالیت آن باطل شود.

نحوه تنظیم اساسنامه شرکت خدمات نظافتی

در گام اول برای تنظیم اصولی اساسنامه شرکت خدمات نظافتی باید قانون تجارت جمهوری اسلامی ایران و دستورالعمل های سازمان ثبت اسناد و املاک کشور را در نظر بگیرید. این سند تنها در صورتی به کمک شما می آید که هم الزامات قانونی را پوشش دهد و هم با واقعیت های اجرایی خدمات نظافتی تناسب و تطابق داشته باشد.

در ادامه، معیارهای مهمی که در تنظیم اساسنامه شرکت خدمات نظافتی باید به آن ها توجه کنید، مرور می کنیم.

تعیین دقیق موضوع فعالیت

بر اساس ماده ۸ قانون تجارت، موضوع فعالیت شرکت باید شفاف، مشروع و بدون ابهام باشد. در اساسنامه قانونی یک شرکت خدمات نظافتی لازم است نوع خدمات اعم از نظافت منازل، ادارات، مجتمع ها، تامین نیروی خدماتی و سایر اطلاعات کلیدی به صورت مشخص ذکر شده باشد. این شفافیت از بروز اختلافات حقوقی و رد شدن پرونده در مراجع قانونی جلوگیری می کند.

مشخص کردن حدود اختیارات مدیران

یکی از الزامات و مقررات ثبت شرکت ها، تعیین اختیارات مدیر عامل و هیئت مدیره است که باید آن را دقیقا و با جزئیات کامل در اساسنامه تعریف کنید. حدود تصمیم گیری، شرایط انعقاد قراردادها و مدیریت نیروی انسانی از جمله مهم ترین مواردی هستند که در این مرحله باید با حضور و مشورت شرکا و شهامداران مشخص کنید تا از تمرکز بیش ازحد اختیارات و بروز اختلاف میان شرکا در آینده جلوگیری شود.

تبیین مسئولیت های حقوقی و تعهدات

بر اساس اصول مسئولیت مدنی، شرکت های خدمات نظافتی موظف هستند حدود مسئولیت خود را در قبال خسارات احتمالی به نیروی انسانی و اموال مشتریان مشخص کنند. درج این موارد در اساسنامه از این جهت اهمیت دارد که مبنای رسیدگی های حقوقی و قراردادی بوده و هر چه شفاف تر تعیین شده باشند، ریسک دعاوی حقوقی آینده را کاهش می دهند.

پیش بینی شرایط تغییر و انحلال

مواد قانون تجارت حکم می کند که نحوه اصلاح اساسنامه، تغییر ساختار شرکت و شرایط انحلال آن را به صورت قانونی در متن اساسنامه درج کنید. اگرچه شرکت ها با هدف منحل شدن یا توقف فعالیت شکل نمی گیرند، این پیش بینی ها امکان تصمیم گیری شفاف در شرایط خاص را فراهم می کند و اگر به آن ها توجه نشود ممکن است فرآیندهای قانونی شرکت در آینده با مشکل روبرو شود.

نکته مهم اینجاست که ممکن است بسیاری از بندهای اساسنامه در طول فعالیت شرکت هرگز به کار نیایند و نیازی به مراجعه به آن ها وجود نداشته باشد، اما تنظیم دقیق آن ها ضرورت داشته و برای فعالیت قانونی و بدون مشکل شرکت باید با جدیت اجرا شود.

پیامدهای تنظیم غیرحرفه ای اساسنامه شرکت نظافتی

وقتی اساسنامه شرکت نظافتی را بدون درک واقعی از فعالیت شرکت و به عنوان برگ تشریفاتی و غیر رسمی تنظیم می کنید، هر اتفاق کوچکی می توان منجر به اختلافات داخلی بین شرکا تا مشکلات قانونی در قرارداد با مشتریان شود و برای شرکت و صاحبانش چالش های بزرگی ایجاد کند.

یکی از رایج ترین مشکلات، بروز سوءتفاهم درباره مسئولیت هاست. اگر بندهای مربوط به تعهدات و مسئولیت ها در اساسنامه شفاف نباشد، هر حادثه یا اشتباه نیروی انسانی می تواند به دادگاه کشیده شود. تجربه دعاوی مختلف نشان داده که این موضوع باعث جریمه ها، شکایت مشتریان و حتی تعلیق مجوز فعالیت می شود.

از سوی دیگر، نداشتن چارچوب مشخص برای تصمیمات مدیریتی و تغییر ساختار شرکت اجازه رشد و توسعه را سلب کرده و شرکت را برای تاسیس شعب جدید یا جذب نیروهای بیشتر در آینده دچار مشکل می کند.

مهم ترین بندهای اساسنامه شرکت خدماتی نظافتی

قبل از نوشتن اساسنامه شرکت، باید با ساختار صحیح آن که مورد تایید مراجع حقوقی است آشنا باشید و بدانید که هر بخش از اساسنامه باید شفاف، قابل اجرا و متناسب با نوع فعالیت نظافتی مورد نظرتان باشد. مهم ترین بندهای اساسنامه شرکت نظافتی را در ادامه معرفی می کنیم:

• نام و نوع شرکت (سهامی خاص، مسئولیت محدود یا…)
• موضوع فعالیت واضح و بدون ابهام
• مرکز اصلی و شعب شرکت با آدرس دقیق
• سرمایه و سهم شرکا، نحوه مشارکت و تعداد و مشخصات سهام
• نحوه انتخاب و عزل مدیران، مدت مأموریت و حدود اختیارات
• نحوه تقسیم سود و زیان بین شرکا یا سهامداران
• نحوه برگزاری مجامع و تصمیم گیری درباره مصوبات
• روش قانونی افزایش یا کاهش سرمایه و تغییر موضوع فعالیت
• تعیین سال مالی و نحوه تهیه و ارائه صورت های مالی
• روند انحلال، تسویه حساب ها و تقسیم دارایی

توصیه نهایی برای تنظیم اساسنامه اصولی

اساسنامه هر شرکت خدماتی نظافتی یک سند اداری است که در مسیر فعالیت و رشد شرکت باید به آن استناد کنید. بسیاری از اختلافات میان شرکا، مشکلات با شرمت های بیمه، مسائل مالی و محدودیت هایی که در توسعه شرکت ایجاد می شوند، ریشه در تنظیم غیر اصولی اساسنامه دارند که با ماهیت فعالیت شرکت همخوانی نداشته و به رشد پایدار، اعتماد مشتریان و حتی انعقاد قراردادهای بزرگ همکاری لطمه می زند.

پیش از آغاز فعالیت یا توسعه شرکت خدماتی نظافتی، زمان کافی به تدوین یک اساسنامه حرفه ای اختصاص دهید و در این مسیر از مشاوران حقوقی و تجربه شرکت های نظافتی با سابقه و موفق کمک بگیرید تا ریسک اختلافات حقوقی را کاهش داده و روند رشد شرکت را در بلندمدت هموار کنید.